Secretaría de Educación y Cultura de Bolívar |
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Descripción
general del proyecto de modernización |
En el marco del Plan de Desarrollo de Educación
La Revolución Educativa se ha diseñado
el proyecto de modernización de Secretarías
de Educación que tiene por objetivo lograr
que 100 secretarías de educación modernicen
su gestión y sus organizaciones, con procesos
orientados al cumplimiento de su misión y con
sistemas de información de soporte apropiados.
Lo anterior con el fin de que las secretarías
presten el servicio educativo en condiciones eficientes,
con transparencia y equidad.
Para la realización
de este proyecto la Presidencia de la Republica
contrató personal externo con la multinacional
PricewaterhouseCoopers , los cuales se desplazan
a los diferentes municipios incluidos se encuentran
en la programación del plan de modernización
La modernización que
se adelanta en las Secretaria de Educación
está encaminada al recurso más valioso
con el cual cuentan las empresas y que se convierte
en el motor de la institución, como lo es
el recurso humano. En el cual se evalúa la
cultura de la empresa, las relaciones con los compañeros,
usuarios, proveedores y demás actores que
conforman este sector.
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Dimensiones sobre las cuales se aplica la metodología
del proyecto de modernización
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Gente y Cultura: son las
personas que realizan las actividades en la Secretaría
y su relación con los compañeros,
usuarios, proveedores y demás actores del
sector educativo. Comprende los temas de desarrollo
de habilidades técnicas y competencias básicas
para el trabajo según la función de
cada persona de la organización, bienestar,
incentivos, salud ocupacional, manual de convivencia,
redes formales e informales (relaciones) entre las
personas, sistemas de comunicación y coordinación,
clima organizacional, cultura (valores y creencias
compartidas) y acuerdos (compromisos) explícitos
y tácitos.
Procesos: son los grupos
de actividades y métodos de trabajo que realizan
y utilizan las personas de la Secretaría
de Educación para cumplir con sus objetivos
y funciones.
Estructura: es la forma como
se organizan las personas para trabajar en equipo,
sus líderes, definiciones de perfiles por
cargo, las relaciones de mando y las áreas
de trabajo o dependencias.
Sistemas de Información
y tecnología: corresponde a la información
que requiere y genera la Secretaría para
cumplir con sus objetivos, los equipos de cómputo
y comunicaciones, los procedimientos de seguridad
y contingencia y el software utilizado para soportar
cada uno de los procesos.
Productos y servicios: son
los resultados de los procesos que realizan las
personas de la Secretaría de acuerdo con
los objetivos propuestos en su Plan Sectorial, su
misión y su visión.
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Objetivo general del Proyecto
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Desarrollar en todas las
dependencias de las Secretarías de Educación
las siguientes acciones: a) Realizar el diagnóstico,
diseño conceptual y detallado e implementación
de procesos, estructura organizacional, productos
y servicios; b) Elaborar el diseño y plan
de implantación de la dimensión de
diseño organizacional; c) Elaborar el diseño
y plan de implantación de sistemas de información
y tecnología de apoyo a los procesos rediseñados;
d) Elaborar el plan de aseguramiento de calidad;
e) Ejecutar en cada secretaría los planes
de implantación, asegurando que los facilitadores
inicien un ciclo de mejora continua de los mismos.
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¿Qué hemos hecho hasta ahora?
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Actividades
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Conocimiento de la entidad (misión,
visión, objetivos, procesos, estructura, gente
y tecnología).
Capacitación al equipo de proyecto.
Diseño y realización de Talleres y
Entrevistas.
Análisis de la Información.
Identificación de Hechos, Causas y Oportunidades
de Mejora.
Diseño y publicación de Comunicaciones.
Aplicación de ACT e identificación
de Impactados.
Levantamiento de Procesos y Subprocesos Actuales
de la Secretaría de Educación.
Diseño Macro de los Procesos de la Secretaría
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Productos |
Entendimiento de misión y
visión
Definición de política de calidad
Identificación de macroprocesos, procedimientos
y actividades.
Análisis de Agregación de valor.
Hechos, causas y oportunidades de mejora.
Diagramas Relaciones externas.
Funciones y cargas de trabajo por dependencia.
Diagnóstico de sistemas actuales de información
de la secretaría.
Diagnóstico del Sistema de Gestión
de Calidad
Condiciones actuales de clima y cultura.
Diseño y ejecución del plan de comunicaciones.
Identificación y planes de acción
a impactados.
Entregable de Diseño Macro de los Procesos
de la Secretaría
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En que etapa estamos?
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Etapa 9. Diseño Detallado Multidimensional
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En esta etapa se integran las dimensiones
de procesos y sistemas en el momento de diseño
y además se realiza el rediseño detallado
de los nuevos procesos y procedimientos determinando
flujo grama, instructivos de pasos, tiempos, cargos
involucrados, formatos, enlaces con otros procedimientos
y procesos, uso de herramientas informáticas
y necesidad de sistema de información de soporte.
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Los 8 Principios de la Gestión de Calidad
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1. Enfoque al Cliente
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| Las organizaciones dependen de sus
clientes y por lo tanto deben comprender las necesidades
actuales y futuras de los clientes, satisfacer sus
requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. |
2.
Liderazgo |
| Los líderes establecen la unidad
de propósito y dirección de la organización.
Ellos crean el ambiente interno en el cual el personal
pueda llegar a comprometerse para el logro de los
objetivos de la organización |
3.
Participación del Personal |
| El personal de todos los niveles es
la esencia de la organización y su compromiso
total permite que sus habilidades sean usadas para
el beneficio de la organización. |
4.
Enfoque hacia los procesos |
| Los resultados deseados se logran
más eficientemente cuando los recursos y las
actividades relacionadas se gestionan como procesos.
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5.
Enfoque Sistémico de la Gestión |
| Identificar, entender y gestionar
un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo
dado mejora la eficacia y eficiencia de la organización. |
6.
Majoramiento Continuo |
| El mejoramiento continuo debe ser
un objetivo permanente de la organización. |
7.
Enfoque en evidencias para tomar deciciones |
| Las decisiones efectivas se basan
en el análisis de los datos y la información. |
8.
Relaciones de Beneficio mutuo con los proovedores |
| La Secretaria de Educación
y sus proveedores son interdependientes y las relaciones
de mutuo beneficio incrementan la capacidad de ambas
para crear valor. |
Lo que no se mide no se controla y
lo que no se controla no se puede mejorar
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